Mein Jahr beginnt mit einem (fast) leeren Kalender – verlockend und herausfordernd zugleich! Wie immer starte ich mit meinem Marketingplan. Das ist ein klarer Ablauf, mit dem ich die wichtigsten Bereiche meines Business in kurzer Zeit auswerten und neu justieren kann. So habe ich eine erste grobe Struktur für die nächsten 12 Monate, an der ich meine Aktivitäten ausrichte. Wenn es dann an die täglichen Aufgaben geht, sind Zeitfenster, die ich mir mit voller Ansicht einrichte, mein absoluter Erfolgs-Tipp.
Mein Hirn will Fokus – darum Zeitfenster!
In letzter Zeit geht es mir häufig so: Ich versuche mich zu konzentrieren – und zack, kommt eine neue Idee, eine Nachricht, ein anderer Gedanke. Den notiere ich dann im Notizbuch, auf einem Klebezettel oder suche schnell mal im Netz nach Infos dazu. Aber ist es produktiv, wenn ich an vielen Projekten gleichzeitig arbeite, Aufgaben jonglieren und aufgedreht Ideenfunken zünde? Schon nach kurzer Zeit fühlt es sich eher zerstreut und überhaupt nicht nach fokussierter Arbeit an. Dieses sich wirklich ins Thema vertiefen, der Flowzustand fehlt.
Zeit absichtlich einteilen
Was auch fehlt, wenn ich von Aufgabe zu Aufgaben springe und mich durch meine eigenen Gedanken und Unterbrechungen von außen ablenken lasse, ist eine klare Absicht oder Intention die über „Ich will meine Aufgaben erledigen“ hinaus geht. Wenn ich meine Zeit bewusster mit einer Absicht fülle, fühlt sich das für mich fokussierter und selbstbestimmter an.
Ein Teil Aufmerksamkeit klebt noch am alten Thema
Die Hirnforschung bestätigt dieses Phänomen: Die Wechsel zwischen den Themen und Aufgaben kosten Zeit, Energie und Qualität. Wenn du von Aufgabe A zu Aufgabe B springst, muss dein Gehirn jedes Mal umstellen: Ziel wechseln, Regeln aktivieren, „Wo war ich?“ klären. In Experimenten sieht man das sehr deutlich: Nach einem Wechsel werden Menschen langsamer und machen mehr Fehler – selbst bei einfachen Aufgaben. Das ist wie wenn man im Browser ständig die Tabs wechselst – und jedes Mal überlegen muss: „Was wollte ich hier nochmal?“
Blöd auch: Nach dem Wechsel bist du nicht sofort wieder bei 100%. Selbst wenn ich nach einer Unterbrechung zurück zur Aufgabe komme, ist der Kopf oft noch halb beim vorherigen Thema. Man ist körperlich wieder da, aber geistig noch nicht „voll eingerastet“. Ergebnis: Ich fühle mich zerstreut und schneller erschöpft, ich brauche mehrere Anläufe und mein Hirn ist wie vernebelt.
Neu ist attraktiv – Hirn meint: wichtig. Boah, ich kenne mich und finde es nicht leicht, Neuem zu widerstehen. Jetzt weiß ich auch warum: Neue Infos/Ideen können sich dringend anfühlen, weil Neuheit und Neugier eng mit Belohnungs- und Lernmechanismen zusammenhängen. Das ist erstmal nichts Schlechtes – nur hat es einen Nebeneffekt: Neues will Aufmerksamkeit, auch wenn es gerade nicht dran ist. Dafür habe ich meinen Notizzettel und den Ideenparkplatz!
Tiefes Arbeiten braucht Anlauf und Zeitfenster zum Landen
„Eat the frog first“ , also „Iss erst den Frosch“ ist ein bekannter Produktivitäts-Tipp. Man soll sich die unangenehmste Aufgabe zuerst erledigen, weil man sonst sowieso den ganzen Tag daran denken muss. Habe ich versucht – klappt manchmal. Kosten mich aber viel Überwindung, auch wenn es sich toll anfühlt, eine herausfordernde Aufgabe erledigt zu haben.
Was für mich noch besser passt ist der Gedanke, dass ich für viele meiner Tätigkeiten wie bspw. Texte schreiben, Konzepte ausdenken, Abläufe planen eine Eintauchphase brauche. Wenn ich in dieser Phase unterbrochen werde, ist das echt frustrierend. Da starte ich beim nächsten Anlauf wieder weiter vorn. Deshalb sind Zeitfenster so wertvoll: Sie geben dem Gehirn überhaupt erst die Chance, in Tiefe zu kommen.
Zeitfenster müssen ins Leben passen
Ich kenne meinen Bio-Rhythmus: Vormittags ist meine kreativste und produktivste Zeit. An 13 Uhr geht es mit meiner Energie bergab, darum mache ich dann zwei Stunden Mittagspause, esse etwas, ruhe mich aus und wenn es richtig gut läuft, laufe ich flott um den Block.
In den nächsten Wochen experimentiere ich damit, meine zahlreichen Aufgaben auf der ToDo-Liste mit zwei verschieden farbigen Markern in Aufgaben für den produktiveren Vormittag und solche für den nicht mehr ganz so frischen Nachmittag einzuteilen.
Alles, was mit der Arbeit AN meinem Business, Planung, Marketing, Ideenentwicklung, Content texten, Angebote entwickeln etc. zu tun hat, kann ich nur Vormittags erledigen. Administratives, E-Mails beantworten, Buchhaltung, Visuals erstellen, Rechnungen schreiben, Routineaufgaben erledigen schiebe ich in den Nachmittag.
So baust du dir deine Zeitfenster
Ich bin keine Freundin von starren Konzepten, sondern experimentiere und finde so heraus, was momentan für mich passt (siehe oben). Hier ein paar Ideen, wie du vorgehen kannst, um deine Zeitfenster zu definieren:
- Orientiere dich an deinem Bio-Rhythmus und finde heraus, welche Energie du über den Tag zur Verfügung hast. So hast du eine gute Orientierung darüber, wann deine produktivsten Zeiten sind.
- Leere deinen Kopf, mach einen „Braindump“: Schreibe alles auf, was du an Aufgaben, Ideen, To-Dos im Kopf hast, wirklich alles. Identifiziere die Projekte und zugehörigen Aufgaben und liste sie auf.
- Überlege, welche Aufgaben eine ähnliche Energie benötigen oder welche Aufgaben sich gleichen (bspw. alles rund um Administration, Rechnungen schreiben, E-Mails beantworten, …)
- Finde heraus, welche Aufgaben du am besten in deiner produktivsten Zeit erledigen kannst und welche du eher in Zeiten legst, in denen dein Energielevel niedriger ist.
- Reserviere dir bestimmte Zeiten im Kalender. Das können konkrete Zeitfenster sein (von 08:00 bis 09:30 Uhr) oder eher locker gefasste (morgens, vormittags, nachmittags).
- Zeitfenster reserviere ich nicht nur für alle anfallenden Aufgaben, sondern auch für die Arbeit mit meinen Kundinnen. Die bekommen ausgewählte Zeitfenster, in denen ich ihnen meine volle Aufmerksamkeit schenken kann.
- Experimentiere damit und beobachte, wie es dir damit geht, wenn DU wieder mehr über deine Zeit bestimmst.
Tipps aus der Praxis
Deadlines – oder warum Aufgaben auch in wenig Zeit fertig werden
Du kennst bestimmt das Parkinsonsche Prinzip. Es besagt, dass Aufgaben sich in der zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnen. Gibst du einer bestimmten Aufgabe einen bestimmten Zeitrahmen, dann wird sie in der Regel auch in kürzerer Zeit fertig. Darum sind Deadlines auch so wirkungsvoll.
Ideen parken statt bearbeiten
Es geht nicht darum, Ideen zu unterdrücken. Es geht darum, ihnen einen sicheren Ort zu geben, damit du dein Zeitfenster zu Ende führen kannst. Lege dir einen festen Ideen-Parkplatz an.Wenn eine Idee kommt kurz notieren, Stichworte reichen, dann sofort zurück zur eigentlichen Aufgabe. Wenn du bereits vorab weißt, dass es den Ideenparkplatz gibt, brauchst du nicht im Moment entscheiden sondern beruhigst dein Hirn mit dem Satz: Wenn mir eine Idee kommt, dann notiere/parke ich sie und arbeite bis zum Timer weiter. Du kannst dir dann am Ende des Tages, der Woche, zu einem Zeitpunkt deiner Wahl, die Ideen durchlesen und weiter bearbeiten. Dein Gehirn lernt: „Ich werde gehört – aber später.“
Wenn du abschweifst: Mach den nächsten Schritt kleiner oder Pause
Zwischenfunken passieren besonders dann, wenn die Aufgabe zu groß, zu schwammig oder in Wirklichkeit ein Projekt ist. Dann hilft es sehr, die Aufgabe bewusst in kleinere Schritte zu zerlegen. Mit jedem erledigten Schritt – YEAH erledigt! – schaffst du dir ein kleines Erfolgserlebnis. Fühlt sich vielleicht am Anfang blöd an, hilft aber wirklich, versuch es mal.
Abschweifen kann übrigens auch schlicht ein Zeichen für Müdigkeit sein. Darum nutze ich den Timer und ignoriere ihn dann, wenn ich richtig im Schwung bin. Und wenn ich dann nach einer Weile konzentrierten Arbeitens abschweife weiß ich: Zeit für eine Pause!
Alternierender Kalender für Kundinnentermine
Für mich war es vor einigen Jahren ein ganz neuer Gedanke: Ich teile mir meine Wochen so ein, dass ich nur jede zweite Woche Termine für meine Kundinnen anbiete. So kann ich mich in den Kundinnen-Wochen voll darauf fokussieren und in der Woche dazwischen neuen Content schaffen, Texte schreiben, Angebote entwickeln.
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